表を作るソフトではない
今、ほぼすべてのビジネスパーソンのパソコンの中に、Excelがインストールされています。あなたのPCにも入っているでしょう。しかし、残念なことにほとんどの人が、Excelを効率的に使えていません。
私の感覚では、9割のビジネスパーソンが、Excelの機能の1％ほどしか使えていないのではないかと思っています。
Excelは、表の作成をするには誰でも簡単に使える便利なツールであるだけに、「たかがエクセル」「エクセルぐらい使えるよ」と思っている人が多いと思います。そうした人のほとんどは、Excelを「表を作成する」ソフトウェアだと勘違いしています。
しかし本当は、Excelとは、「数値データを“集計し、分析する”」ためのソフトウェアであり、じつはもの凄い機能を持った万能ツールです。
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抜きん出るために
Excelによって作業効率を高める＝「生産性を高める」ことは、決して難しいことではありません。
「生産性を高める」ことは、会社が新しいシステムを導入することによって実現されるものだと思っていないでしょうか。自分でできることではない、と。
その認識をこれから私が変えていきます。皆さんのパソコンの中にあるExcelによって、日々の作業効率を飛躍的に高め、残業やコストやミスを軽減させ、生産性を高めて、会社の業績をボトムアップで上げていくことも、十分可能だからです。
あなたがそれを始めれば、まずはあなたが会社の中で抜きん出ることができるでしょう。次に、あなたが作った効率化ツールを社内の他の人に渡していくことで、あなたのチームの業務効率が高まるでしょう。あなたは皆の先生となり、尊敬を集めます。
そして、あなたが作った業務改善ツールが会社全体に導入され、会社全体の業務効率が上がっていけば、あなたは経営の中心に入っていくことになることでしょう。取締役や経営企画などの重要なポジションにつく可能性も高まります。Excelを使いこなすだけで、です。
Excelを100％使いこなす必要はありません。Excelの機能も関数も、10％程度ほど使えれば十分、生産性を向上させる業務改善は可能です。具体的には、「条件つき書式」「入力規則」など9つ程度で十分です。決してたくさんの勉強を積んでエキスパートになる必要はなく、それほどハードルは高くありません。
私のExcel術でテーマとしていることは、「そのExcelは経営改善につながっていますか？」ということです。Excelで表を作る時、どんな些細な表であっても、常に経営を意識することによって、生産性の向上につながるのです。そして経営に貢献することができます。
そのためにはまず「経営への貢献」とは具体的には何かを理解しておかなければなりません。これは京セラ創業者の稲森和夫さんが極めてシンプルな言葉で表現されているように、「売り上げを最大に、経費を最小に」ということに尽きます。
つまり、「自分の仕事は売上を上げるのに貢献しているのか、経費を下げるのに貢献しているのか」をきちんと意識することです。